CSV / XLS import ve FameDog

Hromadný import dokladů a formát .csv

CSV je jednoduchý souborový formát pro ukládání tabulkových dat.
Zjednodušeně řečeno: je to „obyčejná tabulka uložená jako text,“ kterou systémy snadno načtou a zpracují. FameDog ale pracuje nejen s CSV, ale i s XLS (Excel tabulkami).

Co všechno CSV / XLS import umí

  • vybrat konkrétní list (sheet) z tabulky, pokud dokument obsahuje více listů
  • rozhodnout, zda bude každý řádek jeden doklad, nebo zda bude jeden doklad a každý řádek jeho položka
  • uložit si vlastní konfiguraci mapování a používat ji opakovaně pro stejné typy souborů
  • detailně namapovat každý sloupec tabulky ke konkrétnímu poli v POHODĚ
  • spojovat více sloupců do jednoho pole nebo přidat vlastní text
  • nastavit výchozí hodnotu, která se zapíše do všech dokladů
  • vybírat hodnoty jako předkontace, střediska nebo činnosti přímo z tvé POHODY

Krok 1.

Než začneš pracovat s CSV nebo XLS importem, potřebuješ mít aktivní modul FameDog. Jak si přidat modul do svého FameDash, zjistíš zde – https://www.fameless.cz/napoveda/nastaveni-modulu-famedog/

Krok 2.

Připrav si CSV nebo XLS dokument, který chceš importovat. Poté jdi do sekce AI – importy dokladů, zde zvol Hromadný import a nahraj soubor do FameDoga. V tabulce zvol::

Typ dokumentu (např. Ostatní závazek)

Klikni na Vytěžit soubor AI. Soubor se přesune do FameDog.

Krok 3.

Klikni na zelené ozubené kolečko vpravo → otevře se ti Editace importu. Zobrazí se:

Mapování CSV souboru – Zde nastavíš, jak se sloupce z tabulky propíšou do polí v POHODĚ.

Krok 4.

Konfigurace CSV souboru. Zde můžeš zvolit typ konfigurace. Vyber si, jak chceš tabulku zpracovat:

Pouze doklad – z každého řádku vznikne jeden doklad.

Pouze položky dokladu – vznikne jeden doklad a všechny řádky budou jeho položky. Nebo obojí.

Krok 5.

Další nastavení a uložení nové konfigurace:

CSV – soubor obsahuje hlavičku. Po zaškrtnutí se zobrazí název sloupce ( A – Kód typu) – nadpis.

Pokud má dokument více listů (XLS), můžeš si vybrat konkrétní list, se kterým chceš pracovat.

Dej Založit novou konfiguraci. Mapování se uloží a příště ho můžeš znovu použít pro stejného partnera. To výrazně zrychlí práci při opakovaných importech.

Krok 6.

Mapování polí dokumentů: (zde probíhá hlavní nastavení)

Název pole – kam se hodnota zapíše v POHODĚ

Sloupec CSV – nastavit dle sloupců z dokumentu CSV

Výchozí hodnota – nastav si, jakou potřebuješ

Náhled hodnoty – vidíš, co se bude zapisovat

Krok 7.

Příklad mapování polí, které nejsou v POHODĚ definované. Namapuj tak, aby zrcadlila sloupce v dokumentu CSV:

Název firmy – D ( při výběru z rolovací lišty vyber název sloupce, který potřebuješ)

Jméno partnera – D (při výběru z rolovací lišty vyber název sloupce, který potřebuješ)

Cena bez DPH (nulová sazba) – C – částka (Kč) – (protože sloupec C je v náhledu CSV cena bez DPH)

Datum vystavení – H – datum vystavení, (protože sloupec H je v náhledu CSV). DŮLEŽITÉ! Klikni na modrou tužku vlevo a nastav přesný formát: j – den bez nulového prefixu; n – měsíc bez nulového prefixu; Y – rok. Pokud formát nenastavíš správně, systém datum chybně přečte. Platí to pro datum vystavení, datum splatnosti a datum zdanitelného plnění.

Popis – zde si namapuj Složený výraz, například: Text „Import“, klikni na Přidat, Sloupec – N – text do dokladu

Číslo účtu – přidám z nabídky F ( podle sloupce z tvé tabulky)

Kód banky – přidám z nabídky G ( podle sloupce z tvé tabulky)

Krok 8.

Následuje mapování polí, které mají v POHODĚ své hodnoty:

V tabulce Mapování konfigurace dokumentu si nastavím činnost B – název závazku, a číselnou řadu A – název závazku. Podle toho jak je založeno v POHODě.

Krok 9.

Jakmile máš hotovo, klikni na zelené tlačítko – Pokračovat v importu (dokument se rozmapuje na jednotlivé doklady a připraví k importu.) Poté klikni na Refresh (obnovit stránku).

Krok 10.

Kontrola jednotlivého dokladu. Klikni na konkrétní položku → posuň se doprava → klikni na zelené ozubené kolečko. Zobrazí se detail dokladu, kde zkontroluj:

Povinná pole (červená hvězdička), číselnou řadu, činnost, ostatní povinné údaje musí být vyplněny nebo založeny v POHODě, jinak dokument neprojde importem.

Zpět do přehledu se vrátíš přes Historie → modré oko.

Krok 11.

Hromadný import do POHODY, v přehledu můžeš:

Kliknutím na kolonku Stav označit všechny dokumenty a hromadně je přenést do POHODY.

Klikni na zelené tlačítko – Importovat.

Pokud se vše nepodařilo podle návodu, neváhej nás kontaktovat ZDE.