Každodenní provoz firmy zahrnoval velké množství obchodních a skladových operací – přijaté objednávky, vydané faktury a prodejky, přijaté faktury od dodavatelů, vydané objednávky, tvorbu nabídek a rozpočtů zakázek, práci se skladovými zásobami i inventury.

Bez správně nastaveného systému bylo obtížné udržet přehled o zakázkách, skladových položkách i obchodních dokladech. Firma proto hledala řešení, které umožní sjednotit procesy a zefektivnit práci zaměstnanců.

Hlavním cílem projektu bylo zavedení a správné nastavení ekonomického systému POHODA, který by pokryl všechny klíčové oblasti fungování firmy.

Mezi hlavní požadavky patřilo:

• zavedení jednotného systému pro obchodní a skladové procesy

• nastavení efektivní práce s doklady a zakázkami

• import a strukturování skladových dat

• zjednodušení administrativní práce zaměstnanců

• zajištění přehledu o skladových zásobách a obchodních dokladech

• proškolení zaměstnanců pro efektivní práci se systémem

Realizovali jsme pro firmu V-ELEKTRA komplexní implementaci systému IS POHODA, která zahrnovala několik klíčových částí.

1. Analýza a nastavení systému

   Projekt začal analýzou současného fungování firmy a způsobu práce s doklady, skladovými zásobami a zakázkami. Na základě této analýzy bylo navrženo optimální nastavení systému POHODA.

   Součástí implementace bylo:

   • prvotní nastavení systému POHODA

   • konfigurace uživatelů a přístupových práv

   • nastavení tiskových sestav

   • propojení systému s e-mailem

2. Import a úprava skladových dat

   Důležitou částí projektu byla práce se skladovými daty.

   Proběhlo zejména:

   • třídění a čištění původních skladových dat

   • odstranění položek s nulovým stavem

   • úprava kódů produktů

   • doplnění chybějících produktů

   • import skladových karet do systému POHODA

   Součástí procesu byla také kontrola správnosti dat.

3. Automatizace práce ve skladu

   Pro zjednodušení práce ve skladu byl vytvořen a nasazen automat na tisk čárových kódů z agendy zásob. Ten umožňuje rychlé označení skladových položek a efektivnější manipulaci se zbožím.

4. Úpravy systému na míru

   Součástí implementace byly také úpravy systému podle potřeb firmy:

   • úprava tiskových sestav u výdejek, dodacích listů a prodejek

   • odstranění nepotřebných textů z některých dokladů

   • nastavení obchodních pravidel (např. práce se slevami)

   • kontrola a nastavení možnosti prodeje do mínusu

5. Školení zaměstnanců

   Součástí projektu bylo dvoudenní školení zaměstnanců, které proběhlo přímo ve firmě.

   Školení zahrnovalo praktickou práci v systému a zaměřovalo se zejména na:

   • orientaci v agendách systému POHODA

   • práci s objednávkami a fakturací

   • správu skladového hospodářství

   • práci s adresářem zákazníků a dodavatelů

   • tvorbu a úpravu tiskových sestav

   Součástí školení byla také praktická cvičení a řešení reálných situací z provozu firmy.