Data bylo nutné pravidelně převádět do účetního systému POHODA, což znamenalo manuální práci s daty a zvýšené riziko chyb. Společnost proto hledala řešení, které umožní celý proces automatizovat a zjednodušit.

Cílem projektu tedy bylo vytvořit komplexní importní řešení, které umožní automatický přenos dat z externích souborů do systému IS POHODA.

Mezi hlavní požadavky patřilo:

• transformace původního řešení postaveného na Excelu

• automatizace importu dat do účetního systému

• propojení více agend v POHODA

• snížení manuální administrativy

• vytvoření stabilního a opakovatelného procesu zpracování dat

Navrhli jsme a realizovali řešení založené na importu datových souborů a jejich automatickém zpracování pomocí nástrojů FameDash, FameDog a API konektoru FameBee.

1. Mapování současného stavu

   Na začátku projektu proběhla analýza struktury dat a jejich využití v systému POHODA. Bylo definováno mapování mezi původními daty a jednotlivými agendami.

   Importní řešení bylo připraveno pro tyto agendy:

   • Agenda Banka – import bankovních transakcí z CSV/XLSX

   • Agenda Interní doklad – automatické zakládání interních dokladů z Excelu

   • Agenda Ostatní závazky – import závazků včetně evidence stravného a kapesného

   Každý řádek zdrojového souboru je při importu automaticky převeden na odpovídající doklad v systému POHODA.

2. Příprava datových formátů

   Pro zajištění kompatibility mezi zdrojovými soubory a systémem POHODA byly připraveny importní struktury:

   • formáty CSV a XLSX

   • validace a kontrola dat před importem

   • transformace jednotlivých datových polí

3. Automatizace importů

   Importy probíhají prostřednictvím webové platformy FameDash, která využívá modul FameDog – importy.

   Tento modul umožňuje:

   • automatické zpracování importních souborů

   • přenos dat do systému POHODA

   • kontrolu a správu importovaných dokladů

4. Propojení se systémem POHODA

   Pro komunikaci mezi importní platformou a systémem POHODA byl nasazen API konektor FameBee, který zajišťuje:

   • bezpečné napojení na účetní jednotku POHODA

   • stabilní přenos dat

   • možnost rozšíření řešení na další společnosti